Материал: Судова бухгалтерія - Навчальний посібник (Шарманська В.М.)


5.1 документ як джерело первинної інформації та вимоги до його змісту і оформлення

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і без­перервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Доку­ментування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бух­галтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерсь­кого запису, від нього залежить повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.

Облікова документація, що використовується в процесі судо­во-бухгалтерської експертизи, виконує дві основні функції: пер­шою є характеристика конкретних фінансово-економічних про­цесів, другою — доказовість фактичного здійснення цих проце­

сів. Оскільки висновки судово-бухгалтерської експертизи ґрун­туються в основному на результатах дослідження фактографічної інформації, оформленої згідно з вимогами Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», відповід­но найважливішим носієм економічної інформації, який викорис­товується в експертному дослідженні, є первинні документи бух­галтерського обліку.

Документ (лат. Бокитепгцт) — буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріа­льний носій, що використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована в доцільній для сприйняття формі інформація. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, еко­номіці тощо).

Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної фор­ми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами на­зивається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку. Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції.

Порядок документального оформлення господарських опера­цій та вимоги щодо складення документів регламентуються стат­тею 9 «Первинні облікові документи та реєстри бухгалтерського обліку» Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-ХІУ.

Первинне спостереження, документування та документація відіграють велику роль в управлінні діяльністю підприємством, а саме:

дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни в процесі кругообороту засобів;

забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль за наявністю руху майна і коштів;

є юридичним (правовим) свідченням господарських опера­цій, що здійснюються;

є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарсь­кої діяльності.

Первинні документи мають бути складені на паперових носіях або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існу­ють і вимоги до змісту та оформлення документів. Порядок ство­рення первинних документів, записів у реєстрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, реєстрів і звітів установлений Положенням про документальне забезпечення записів у бухгал­терському обліку, затвердженим Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 року № 88.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою за­лежать від якості оформлених документів. Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ повинен містити обов'язкові рек­візити. Термін «реквізити» походить від лат. Яеіршіїит, що озна­чає «потрібне, необхідне». Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

назва та код форми документа;

дата і місце складання;

назва підприємства, від імені якого складений документ;

зміст та обсяг господарської операції в грошовому і нату­ральному вимірі;

посади, прізвища та особистий підпис осіб або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, що несе відповідаль­ність за надання дозволу на проведення господарської операції, за проведення господарської операції, за складання первинного документа.

Залежно від характеру операцій до первинних документів мо­жуть бути внесені додаткові реквізити:

ідентифікаційний код підприємства чи особи;

номер документа;

підстава для здійснення операції;

дані про документ, що засвідчує особу;

інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі відсутній будь-який обов'яз­ковий реквізит, такий документ є недоказовий і не може бути підставою для відображення такої господарської операції на ра­хунках бухгалтерського обліку.

До оформлення первинних бухгалтерських документів став­лять такі вимоги:

первинні документи повинні бути складені в момент здійс­нення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її за­кінчення;

документи складають на бланках типових форм, затвер­джених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними Міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм;

у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних ор­ганів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбаче­них законами;

записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи прин­тером, що забезпечують зберігання цих записів протягом встано­вленого терміну зберігання документа та запобігають несанкціо­нованому виправленню;

вільні рядки у первинних документах прокреслюють;

у грошових документах суми проставляють цифрами і про­писом. Перше слово суми записують з краю і з великої літери;

кожен первинний документ повинен містити дані про по­саду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформ­лення;

керівник підприємства наказом або розпорядженням за­тверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписува­ти первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з випуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як пра­вило, обмежене;

забороняється приймати до виконання документи на госпо­дарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним ак­там, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінно­стей, завдають шкоди державі, власникам та іншим юридичним та фізичним особам;

при складанні первинних документів за поточний період можуть бути допущені помилки, які виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тон­кою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок пови­нно бути завірено написом «виправлено» і підтверджено підпи­сом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати випра­влення. У документах, якими оформлені касові, банківські опе­рації та операції з цінними паперами, виправлення не допуска­ються. Помилки в документах за попередній звітний період ви­правляють методом «червоного сторно»;

підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первин­них документах та забезпечує їх належне зберігання протягом вста­новленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

у випадках, встановлених законодавством, а також мініс­терствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим друкуванням номера;

відповідальність за несвоєчасне складання первинних до­кументів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

первинні документи можуть бути вилучені у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України, а саме органів дізнання, органів досудового слідства, прокуратури, судів, податкової служби Украї­ни та контрольно-ревізійної служби України. З дозволу і в присут­ності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр докумен­тів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Велике значення у викладенні цих вимог має уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розумі­ють розробку єдиних зразків документів для оформлення одно­типних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковані всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних на­кладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових наклад­них та інших документів. Уніфікація документів забезпечує ши­роту використання, можливість широкого опрацювання на ПЕ­ОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.