Материал: Судова бухгалтерія - Навчальний посібник (Шарманська В.М.)


6.2. Інвентаризація як спосіб фактичного контролю

 

Одним із важливих засобів боротьби за дотримання економії, за покращення всіх сторін фінансово-господарської діяльності є інвентаризація як спосіб фактичного контролю стану грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей.

Бухгалтерський облік може бути ефективним тільки тоді, коли він правильно відображає господарські операції за документами та записами в регістрах бухгалтерського обліку, відповідає фак­тичному стану засобів і їх джерел. Але якщо виникають сумніви в правильності ведення бухгалтерського обліку, то призначають документальну ревізію або інвентаризацію. Це відбувається у ви­падках коли мають місце зловживання або помилки при при­йманні чи відпуску товарно-матеріальних цінностей, помилки в облікових записах тощо.

Інвентаризація може проводитися в процесі документальної ревізії, але частіше вона є самостійним способом наступного фак­тичного контролю. Так, наприклад, раптова перевірка готівки в касі, раптові інвентаризації на виробництві підприємств громад­ського харчування, в магазинах тощо. Основна мета як повної, так і часткової інвентаризації, — забезпечення реальності обліко­вих даних.

Робота з проведення інвентаризацій складається з таких ета­пів: підготовка до проведення інвентаризації; визначення, підра­хунок і фіксація матеріальних засобів в натурі (шляхом складан­ня спеціальних інвентаризаційних описів) — ця частина інвен­таризації називається «зняття залишків»; оцінка виявлених, під­рахованих та зафіксованих засобів за їх вартістю, а також визна­чення зміненої вартості у зв'язку з погіршенням якості окремих видів товарно-матеріальних засобів або їх переоцінкою; визна­чення розбіжностей між виявленими залишками в натурі та за­лишками за даними бухгалтерського обліку і встановлення при­чин цих розбіжностей. Розподіл на етапи умовний, оскільки інвентаризація є цілісною цілеспрямованою дією.

Інвентаризація проводиться за визначеними правилами. Вона повинна бути несподіваною, проводитися комісією, що призна­чається керівником підприємства (якщо вона проводиться під час ревізії, до складу комісії обов'язково включається і ревізор), при­чому присутність матеріально-відповідальної особи обов'язкова. Якщо ці особи за певних обставин не можуть взяти участь в інве­нтаризації або ухиляються від участі в ній, то до складу інвента­ризаційної комісії включають представника органів влади, що наділені відповідними повноваженнями. При колективній матері­альній відповідальності достатньо присутності однієї особи тако­го колективу (якщо інші особи на наполягають на своїй присут­ності). Якщо матеріальновідповідальна особа спочатку була присутня при інвентаризації, але потім через певні причини пере­стала в ній брати участь, то до складу інвентаризаційної комісії включають представника органів влади і інвентаризація прово­диться спочатку (про це робиться вказівка в акті інвентаризації).

Перед початком інвентаризації перевіряються вимірювальні при­лади і матеріальновідповідальна особа повинна дати розписку про те, що вона здала до бухгалтерії або надала інвентаризацій­ній комісії всі документи по операціях з матеріальними ціннос­тями, що інвентаризуються.

Всі цінності, що перевіряються, підлягають перерахунку, зва­жуванню і виміру в натурі. Забороняється записувати до інвента­ризаційного опису «облікові залишки» з даних бухгалтерського обліку, записів комірника та так званих «амбарних книг». Якщо цінності, що перевіряються, знаходяться у різних сховищах, то ці сховища, крім тих, в яких на даний момент проводиться інвента­ризація, повинні бути закриті і опломбовані. Під час перерви в роботі інвентаризаційної комісії ключі від місць зберігання цін­ностей повинні знаходитись у матеріальновідповідальної особи, а печатка або пломбіратор — у голови інвентаризаційної комісії або у ревізора (якщо він бере участь у проведенні інвентаризації). Такий порядок виключає можливість проникнення до сховища матеріально-відповідальної особи без контролюючого її голови інвентаризаційної комісії або ревізора. На період інвентаризації всі операції з приймання та відпуску цінностей припиняються. Цінності, що надійшли під час інвентаризації, мають знаходитися в окремому приміщенні і до інвентаризаційного опису не вклю­чаються, а оприбутковуються після інвентаризації. Для забезпе­чення нормальної роботи підприємства до початку інвентаризації у виробництво відпускають таку кількість виробничих запасів, яка б могла йому забезпечити нормальну роботу на весь період інвентаризації.

Всі найменування і види товарно-матеріальних цінностей, що підлягають перевірці, повинні бути повністю відображені в акті інвентаризації. По закінченні інвентаризації матеріальновідпові-дальна особа розписується про те, що вона пред'явила для пере­вірки всі цінності, що інвентаризація проведена правильно і пре­тензій до інвентаризаційної комісії нема.

Недотримання перелічених вимог часто приводить до прихо­вування нестач, крадіжок та зловживань.

Для порівняння фактичних залишків товарно-матеріальних цінностей із залишками, що обліковуються на рахунках бухгал­терського обліку, складається інвентаризаційно-порівняльна ві­домість. На підставі цієї відомості встановлюються надлишки чи нестачі матеріальних цінностей.

Для визначення остаточних результатів проводиться залік пе­ресортиці товарно-матеріальних цінностей, встановлюється під­сукова різниця і природний убуток. Після зарахування нестач і надлишків у результаті пересортиці, списання за нормами природ­ного убутку визначається остаточний результат інвентаризації.

До акта інвентаризації і інвентаризаційно-порівняльної' відо­мості повинні бути додані: пояснення матеріальновідповідальних осіб про причини виникнення нестач чи надлишків, висновок ін­вентаризаційної комісії за сутністю цих пояснень, рішення керів­ника організації за результатами інвентаризації.

Таким чином, інвентаризація є однією з важливіших умов пе­ревірки правильності ведення бухгалтерського обліку і разом з тим є засобом контролю за збереженням власності.