Материал: Архивное дело - Курсовая работа


Отбор документов на постоянное хранение или уничтожение

 

                Архивисты, специализирующиеся в области оценки документов, должны удовлетворять требования исследователей о скорейшем решении судьбы документов, вышедших из справочного обращения в ведомствах, где они были созданы. Но архивисты должны также быть уверены в том, что в результате поспешных решений об определении судьбы документов не будут потеряны те из них, которые должны храниться постоянно и непременно потребуются исследователям будущего.

                В 1966 г. известных американский архивист-теоретик Теодор Р.Шелленберг установил стандарты на оценку документов, которые до настоящего времени в основном определяют систему оценки документов в Национальном архиве. Шелленберг предложил, чтобы для хранения отбирались документы в соответствии с их «очевидной» или «информационной» ценностью. Совершенно очевидную ценность представляют те документы, которые содержат сведения об «организации, функциях, политике, решениях, процессах работы и основных операциях и другой деятельности правительства» (35). Для того чтобы судить об очевидной ценности документа, архивисты должны знать о месте каждого структурного подразделения в составе ведомства, историю ведомства, функции каждого его подразделения. Документы, которые должны храниться в соответствии с рекомендациями архивистов, относятся к истории ведомства и соответствующих отраслей управления.

                Документы, не отвечающие указанным требованиям, могут тем не менее быть оставлены на хранение в силу своей информационной ценности, Шелленберг отстаивал также те точку зрения, что документы должны оставляться на хранение, если информация, в них содержащаяся, является уникальной и преподносится в легко используемой форме. В целом очевидная ценность документов определяется легко, информационная же – является предметом диспутов. Отсюда необходимо, чтобы архивисты знали историческую методологию. Шелленберг делает заключение, что архивисты должны выступать в роли арбитра между учеными, желающими сохранить документы, и служащими, стремящимися уничтожить материалы, вышедшие из активного обращения, в целях экономии денежных средств и площади хранения (35). Теодор Р.Шелленберг в книге «Современные архивы, принципы и методы работы» посвящает целую главу (12) вопросу критериев ценности документальных материалов. Он говорит о двоякой ценности документов: «первичной» и «вторичной».Под «первичной» автор понимает ценность, которую представляют документы для фондообразователя. «Вторичную» ценность приобретает документы для исследователей, после того как он теряет свое первоначальное значение для учреждения-фондообрзователя и не используется в текущей работе. Однако наибольший интерес представляют выводы, сделанные Шелленбергом по вопросу экспертизы: «1. При определении ценности документов необходимо помнить, что нельзя ограничиваться рамками определенных норм. Наши нормы могут быть не чем иным, как общими принципами… 2. Так как принципы определения ценности не могут быть безупречными, то их безусловное использование не обязательно. Архивисты могут иметь различные точки зрения на оценку документов, созданных в различные периоды времени. То, что являлось актуальным в прошлом, может не быть таковым в настоящее время… Это относится и к оценке одинаковых по типу архивных материалов архивистами разных по профилю архивов. То, что подлежит хранению в одном архиве, для другого архива может не представить никакой ценности. 3. Принципы оценки документов не могут быть абсолютными, поэтому они должны использоваться разумно. 4. Оценка документальных материалов не должна основываться на интуиции и догадках; она должна базироваться на тщательном анализе документов. Анализ является основой определения ценности документа…» (35).

                С целью уменьшения объема документов Шелленберг предложил два метода выбора образцов: статистические, которы предполагает сохранение образца документа, типичного для большой серии документов, и метода специального выбора, которые предполагает сохранение наиболее важных дел из серии документов, предназначенных на уничтожение. В 1957 г. коллега Шелленберга Поль Левинсон опубликовал более подробное объяснение методов выбора образцов, указав при этом, что они являются особенно ценными при решении вопроса о том, какие дела следует сохранять, - отражающие отдельные аспекты или информирующие о деятельности ведомства в целом. Обычно выбор образцов документов с целью определения их очевидной ценности требует использования статистического метода, а сохранение документов, имеющих информационную ценность, - метода специального выбора.

                Принципы Шелленберга, основывающиеся на очевидной и информационной ценности документов, применяются до сего времени как основы оценки документов, а предложения Левинсона, касающиеся методов отбора образцов документов, являются основой современного порядка отбора документов. На оценку документов влияет также необходимость снижения стоимости их хранения.

                Порядок проведения экспертизы документов федеральных учреждений США определяется Законом от 7 июля 1943 г. и основан на применении перечней с указанием сроков хранения документов. Перечни документов, предназначенных к уничтожению, с указанием сроков хранения составляются в каждом федеральном учреждении и передаются на утверждение в НАРС. Акт о федеральных документах 1950 г. обязал каждое правительственное учреждение составлять план распоряжения своими материалами, в котором предусматривается как уничтожение документов, так и передача наиболее ценных из них в архив. Кроме того, составляются перечни видов документов, подлежащих уничтожению после определенного срока хранения и списки уничтожаемых документов.

                К 1968 г. НАРС создал 136 перечней документов на хранение или уничтожение. Специалисты по проведению оценки документов считают, что необходимо всегда сверять существующие планы с тем, какие изменения произошли в структуре учреждения, какие новые виды документов были в нем созданы. Поэтому порой невозможно определить, какие документов этого года пригодятся исследователям в будущем. Ни один из этих планов не может быть окончательным, их следует периодически пересматривать. Осуществление работы по оценке документов в федеральных учреждениях состоит из двух частей: 1) сначала определяется класс и вид документа, подлежащего хранению Это осуществляет персонал архива при консультации с архивистом ведомства или, если такового нет, - с должностным лицом, ответственным за работу с документами. Затем указывается размещение и дается название отдельным сериям или их частям. В практике применения такой работы возникли некоторые проблемы, связанные с непрерывно растущим числом ведомств и сравнительно небольшим количеством опытных архивистов, а также в тем, что персоналу ведомств очень трудно определить серии или их части, содержащие определенные виды информации или подтверждающие функции, описанные в первой части плана. В настоящее время продолжаются поиски решения этих проблем. Вот уже несколько лет при проведении оценки документов приглашают консультантов со стороны, дающих советы о ценности документов механографического исполнения. Архивисты внимательно изучают советы консультантов, хотя они и не имеются обязательной силы.

                Наиболее слабым звеном отбора документов на хранение в США, по мнению американских архивистов, является «отсутствие диалога между теми, кто проводит экспертизу, с одной стороны, и управляющими документацией и специалистами по электронной обработке данных – с другой.

                Как указывает американская архивоведческая литература, принципы отбора документов на постоянное хранение или уничтожение еще недостаточно разработаны. Перед архивистами, специалистами в области оценки документов, стоит очень сложная задача – экономить миллионы долларов государственного бюджета, идущие на обеспечение хранения материалов, и сохранять относящиеся к истории нации документы, подлежащие перманентному хранению.

                В 1973 г. фонды правительственных документов достигли 30 млн. куб. футоы.Главное бюджетно-контрольное управление обвинило Национальных архив и службу докментации в отсутствии должного контроля за передачей правительственных документов в центры без определения точной даты их хранения. Национальный архив быстро перестроил свою работу для решения этой проблемы. Внутри отделения оценки документов была создана группа по уничтожению документов для срочного сокращения объема фондов правительственных документов с целью снижения стоимости их хранения. По новому порядке эта группа первой получает от ведомств запросы на уничтожение документов. Три подразделения Национального архива сами проводят оценку материалов – отделения картографических архивных материалов, аудиовизуальных источников информации и сектор машинных документов.