Материал: Архивное дело - Курсовая работа


Научно-справочный аппарат архивов

 

                В течение второй мировой войны количество документов в Национальном архиве увеличилось вдвое,  в связи с чем необходимо было провести систематизацию документов. Во второй половине 40-х гг. началась работа по систематизации документов. За единицу систематизации была принята архивная группа, которая частично совпадает с понятием фонда. Типичная архивная группа документов состоит из документов одного или нескольких учреждений или даже их структурных подразделений, имеющих значение для истории определенных правительственных ведомств и учреждений; «группу» может образовать и коллекция документов и бумаги личного происхождения.

                В архивах США виды справочного аппарата на одни и те же документы могут быть весьма разнообразны, в результате чего в целях облегчения справочной и информационной работы в архивных учреждениях создаются специальные перечни справочных пособий. Так, в Национальном архиве составляются перечни справочных пособий на каждую архивную группу документов. Имеется также общий перечень справочных пособий, относящихся к нескольким архивным группам.

                Создание информационных справочных средств – путеводителей, описей, указателей и т.п. преследует две основные цели. Одна – эффективное обслуживание исследователей, вторая – ознакомление правительственных служащих и других официальных лиц с существующими документами, содержащими необходимую для них информацию, а также обеспечение Архивиста США и служащих НАРС информаций о документах, необходимых для их административной деятельности.

                Целью программы по описанию документов НАРС является установление эффективного контроля  за огромной массой правительственных документов, хранящихся в Национальном архиве. Этот контроль предусматривает: 1) возможность немедленного использования информации, которую несут документы; 2) наличие «под рукой» самой необходимой информацию

                Программа создания справочных средств НАРС состоит из трех этапов. Вначале составляются справки на группы документов с описанием краткой истории учреждений-фондообразователей, кратким обзором состава и сведений о поступлениях документов, условиях доступа. Затем составляется предварительная инвентарная опись на каждую группу с перечислением серий, которая дополняется и публикуется как окончательная опись. Третий этап – подготовка указателей предметов и имен (индексом) – применяется до сих пор не в широких масштабах и не всеми архивами. Основным видом научно-справочного аппарата в архивах США по-прежнему является предварительная опись.

                Очень часто в роли указателя выступает карточный каталог, представляющий собой излишне подробное описание небольшого объема материалов. Создание карточного каталога на небольшой объем материалов идет в ущерб основной задаче, стоящей перед НСА – быстрому вводу в русло информационных сведений данных о составе и содержании документов архива. По мнению некоторых американских архивистов – теоретиков, такой каталог не отвечает требованиям описания собрания, поэтому следует изменить практику его составления.

                Ряд архивов США составляют еще один вид справочного пособия, неизвестного практике советского архивного дела. Это календарь, который включает извлечения из наиболее ценных документов.

                К концу 19 – началу 20 в. относятся первые попытки создания путеводителей. Путеводитель по документам американского правительства был издан в 1904 г. под редакцией Уолдо Дж.Лилэнда. Этот путеводитель долго являлся единственным справочным пособием по документам федеральных учреждений США. В 1935 г. был создан ряд комиссий с целью подготовки справочных пособий к материалам местных архивов. В результате огромное количество документов в федеральных и местных учреждениях было приведено в относительный порядок. К 1942 г. было издано свыше 2 тыс. справочных пособий. Путеводитель по материалам Национального архива был издан в 1940 г. В 1948 г. вышло его переработанное и дополненное издание. Материалы архива были описаны по группам (всего их было выделено 249), перед каждой группой приводилась историческая справка об учреждении-фондообразователе. Помимо путеводителя, Национальный архив опубликовал брошюру «Документы Вашего правительства в Национальном архиве», в которой в краткой и популярной форме были описаны документы объемом свыше 700 тыс. куб футов.

                В 1961 г. был издан единый справочник по всем архивам и рукописным собраниям страны.

                В 1974 г. вышло новое издание «Путеводителя по НАРС», который содержит сведения об 1 млн. куб футов документов, включая более 1,5 млн. карт, 201 тыс. рулонов микрофильмов, свыше 43 тыс. рулонов кинопленки, свыше 4 млн. фотографий, 2,4 млн. аэрофотоснимков и 66500 звуковых документов. В основе описания путеводителя лежит группа документов. Путеводитель содержит сведения о 409 группах документов.

                14 архивов штатов опубликовали общие путеводители по своим фондам (большинство появилось лишь в последнее десятилетие). Часть архивов составляют каталоги своих фондов на карточках, часть опубликовала календари выборочных документов, другие же время от времени публикуют брошюры или путеводители, но большинство из них не имеет возможности одновременно готовить описи, публикации и справочные средства.

                Тот факт, что современные поступления документальной информации, особенно 20 в., значительно отличаются от более ранних собраний, заставляет американских архивистов подумать о новых способах описания документов.

                Учитывая интересы и нужды исследователей,  НАРС в последние годы стал применять новую технику для разработки научно-справочного аппарата. Так, указатель к новому путеводителю по картографическим материалам был составлен с помощью электронной программы СПИНДЕКС 11, разработанной специальным комитетом по вопросам автоматизации Общества американских архивистов. Отделом рукописей Библиотеки конгресса США составлен Национальный объединенный каталог коллекций рукописей.