Материал: Архивное дело - Курсовая работа


Бизнес-архивы в сша

 

В последнее время заметно возрос интерес российских архивистов к такой проблеме, как организация и функционирование предпринимательских архивов за рубежом. Всестороннее изучение данного вопроса необходимо для возможного применения опыта стран с высокоразвитой экономикой современными отечественными производственными и коммерческими предприятиями. Неоднократно к указанной теме обращался журнал «Отечественные архивы», на страницах которого в течение последних лет публиковались результаты изучения конкретных моделей организации предпринимательских архивов той или иной зарубежной компании. Однако перечисленные публикации в силу объективных причине могут охватить все многообразие имеющихся сегодня архивных бизнес-служб, организованных на различных западных фирмах для сохранения собственной документальной истории. В связи с этим определенный читательский интерес может представлять настоящая статья, имеющая целью показать эволюцию образования предпринимательских архивов (бизнес-архивов) в США.

Теоретические разработки в сфере бизнес-архивов появились в США в связи с возникновением интереса к истории предпринимательства и оформлением ее вследствие этого в специальную область знания. То, что именно США первыми в мире приступили к последовательному изучению истории бизнеса и разработке принципов создания системы сохранения фирмами своих бизнес-материалов, не является случайным, в 1964 г. американский профессор Ральф Хайди писал: «На протяжении 200-летнего существования США ни одно политическое решение, национально-освободительное движения, никакие международные конфликты не могли бы так полно и точно охарактеризовать Соединенные Штаты Америки, как бизнес-история». В центр изучения истории бизнеса были поставлены американские предприятия с их документальными источниками, позволяющими изучать структуру отдельных фирм, понять их эволюцию, процесс укрепления (ослабления) внутренних и внешних экономических позиций в тот или ной период времени, определить типологию своеобразие различных компаний, уяснить их стратегическую и маркетинговую политику.

То, что именно США первыми в мире приступили к последовательному изучению истории бизнеса и разработке принципов создания системы сохранения фирмами своих бизнес-материалов, не является случайным, в 1964 г. американский профессор Ральф Хайди писал: «На протяжении 200-летнего существования США ни одно политическое решение, национально-освободительное движения, никакие международные конфликты не могли бы так полно и точно охарактеризовать Соединенные Штаты Америки, как бизнес-история». В центр изучения истории бизнеса были поставлены американские предприятия с их документальными источниками, позволяющими изучать структуру отдельных фирм, понять их эволюцию, процесс укрепления (ослабления) внутренних и внешних экономических позиций в тот или ной период времени, определить типологию своеобразие различных компаний, уяснить их стратегическую и маркетинговую политику.

Однако собрать, систематизировать и изучить хотя бы часть таких материалов оказалось делом чрезвычайно сложным, так как наличие архивов на предприятиях в начале века было достаточно редким явлением. В первой четверти 20 в. их имели всего четыре компании:  

(архив создан в 1914 г.)                                        (архив создан в 1918 г.)                      (архив создан в 1922 г.)      (архив создан в 1923 г.). Поскольку архивы компаний не были систематизированы и описаны в соответствии с архивной практикой, их еще нельзя было считать настоящими бизнес-архивами. Кроме того, почти все они были недоступны для историков ( за исключением       ). Обществу истории бизнеса при Гарвардском университете и выпускникам Гарвардской школы бизнеса пришлось проделать значительную работу, результатом которой стало формирование богатейших коллекций документов по истории предпринимательства в университетских библиотеках США. Особенно много труда по приему материалов и организации их коллекций вложили сотрудники библиотеки Гарвардского университета,  где был создан крупнейший архив, содержащий документы по развитию бизнеса в США начиная с 17 в.

                Деятельность Гарвардского и других университетов в плане сохранения источников по истории предпринимательства, подготовивших определенную периодическую базу для практических работ по их систематизации, учету и описанию, облегчила задача Национального архива США по комплектованию их фондов подробной документацией. Образованный в 1934 г., он был изначально ориентирован на прием определенной части источников по истории национальной экономики США, поступающих в основном из государственных правительственных учреждений.

                Конец 30-х- середина 40-х годов может рассматриваться как следующий этап в развитии американских бизнес-архивов. Самым заметным событием стало создание в 1938 г. при Обществе американских архивистов Комитета по бизнес-архивам, ставшего на долгие годы настоящим консультативным центром для бизнес-историков и бизнес-архивистов США. Деятельность американских историков в рамках комитета по сохранению архивных документов по истории бизнеса поддержали отдельные фирмы, которые были рады избавиться от части своей документации, не имеющей оперативного значения. Кроме того, в 1939 г. представителя Национального архива США обратились в ряд правительственных и общественных организаций с просьбой о выделении средств для введения в некоторых университетах архивных специализаций по подготовке профессиональных кадров для сферы предпринимательства, тем самым заложив основы для создания системы специального архивного образования.

                В начале 40-х годов в процесс по организации хранения ретроспективной бизнес-информации активно включилась Музейная ассоциация США, подержавшая международную программу по созданию на частных фирмах наглядной истории развития экономики, где в виде экспонатов должны были быть представлены патенты, товарные знаки, готовые изделия. Следует заметить, что в США еще до организации собственно бизнес-архивов на предприятиях существовали музеи. В 1943 г. 80 американских компаний имели свои музеи. В большинстве из них откладывались коллекции исторических документов, что позволило им в 40-х годах реализовать многие архивные проекты, несколько замедлив тем самым процесс формирования бизнес-архивов как самостоятельных структурных подразделений на частных предприятиях.

                Середина 40-х – конец 60-хгодов – новый этап в развитии бизнес-архивов в США. Именно тогда стало очевидно, что ни Национальный архив, на библиотеки университетов, ни промышленные музеи не способны собрать и обеспечить сохранность бизнес-источников всвех американских компаний. В связи с этим в 1945 г. заведующий библиотекой Гарвардского университета А.Коул опубликовал в журнале «История экономики» статью, в которой рекомендовал фирмам самим организовывать архивы и сохранять свои исторические документы. Эти архивы создавались специалистами в области общей истории. Классический бизнес-архив был организован на фирме в 1947 г. первым в США бизнес-архивистом В.Оверманом. Последний был приглашен из государственного историко-археологического общества ведущей в шинной промышленности компанией на работу, связанную с отбором ценных документов фирмы и созданием исторического архива. Это был первый пример в США, когда администрация частного предприятия решила организовать у себя архив, доверив эту работу не историку, а архивисту.

                В середине 40-х годов расширились возможности в части получения архивного образования. В 1946 г. Нью-Йоркский и Колумбийский университеты впервые в США объявили набор на специализацию по бизнес-истории и бизнес-архивам с организацией практики в архивах фирм.

                После второй мировой войны интерес к бизнес-архивам возобновился. В 50-е годы созданы исторические архивы на таких фирмах, как:

При работе по выявлению материалов для организации исторических архивов на предприятиях иногда обнаруживались печальные обстоятельства. Например, компания «Кока-Кола» при систематизации своих материалов обнаружило, что не имеет документации, связанной с получением ею товарного знака в 1941г. Несмотря на то, что процесс создания бизгнес-архивов в конце 50-х годов проходил достаточно интенсивно, по-прежнему руководство большинства американских фирм приглашало для работы в них главным образом историков. К началу 60-х годов всего 60 архивистов работали в архивах предприятий на полную ставку. Это объяснялось не столько недооценкой администрацией фирм роли и значения профессии архивиста, сколько нехваткой профессиональных кадров в стране.  

                В 1958г.В.Оверман обратился в Общество американских архивистов с просьбой поддержать инициативу фирм по созданию собственных бизнес-архивов и помочь им в обеспечении соответствующими архивными специалистами. Обращение было замечено, и ответом на него стало расширение приема слушателей на курсы управления бизнес-документацией, организованные при Гарвардской школе бизнеса. В 1961-1967 гг. архивы на предприятиях создавались уже силами архивистов. В 1964 г. Комитетом по бизнес-архивам среди 402 компаний была распространена анкета, в которой запрашивалось о наличии на фирме архива. Только10 \% от общего числа опрошенных предприятий имели собственные исторические архивы.

                В 1969 г. администрация Комитета по бизнес-архивам объявила, что наступил новый этап в развитии архивов на фирмах, который завершился в начале 80-хгодов. Его начало связывалось с тем, что среди 700 американских компаний была вновь распространена анкета с аналогичным вопросам – имеют ли они архивы. В случае негативного ответа фирма должна была указать, планирует ли она в будущем создание такого архива. И хотя, по данным опросам, только 133 компании имели уже полностью сформированные исторические архивы, а 567 ответили, что собираются их создавать, налицо был реальный перелом в сознании бизнесменов в пользу дальнейшего архивного строительства в частном секторе экономики.

                В 1970 г. был открыт архив на фирме УолтаДиснея в Лос-Анжелесе. Можно сказать, что в конце 60-х – начале 80-х годов в США развернулось движение за создание бизнес-архивов. Его участниками были сами фирмы, которые одна за другой принимали архивные программы, имевшие целью сохранить историю компании. В 1975 г. в США начитывалось уже 196 бизнес-архивов, в 1980 г. – их количество составило 200. Фирмы реально почувствовали практическую пользу от наличия в своих структурах исаторических архивов. При их помощи компании активно проводили документальные и другие выставки, организовывали юбилеи как самой фирмы, так и ее сотрудников. Архивы предоставляли ценный материал для разработки стратегических пранов компании, организации и осуществления маркетинговых исследований. В 770-80-х годах был подготовлен ряд серьезных публикаций по истории отдельных компаний, написанных на базе подлинных архивных источников, например, монография по истории Сити-банка.

                В 1982 г. Общество американских архивистов опубликовало справочник по бизнес-архивам разных фирм. В него вошли сведения об условиях хранения документов на отдельных предприятиях, характеристика состояния и степени сохранности бизнес-коллекций, положения с кадрами и оборудованием.

                С середины 80-х годов история американских бизнес-архивов вступает  в современный период своего развития. Прежде всего он характеризуется складыванием определенной, достаточно четкой системы хранения документальных бизнес-источников, включающей следующие уровни: 1) национальный (коллекция документов по американской бизнес-истории в Национальном архиве США и библиотеке Конгресса; 2) региональный (библиотеки и архивы, созданные при университетах и научных центрах в различных штатах и имеющие в своих фондах источники по бизнес-истории; 3) локальные специализированные исторические бизнес-центры (например, библиотека и архив Гарвардского университета, Музей    в Вильмингтоне и др.); 4) бизнес-архивы в частных фирмах, на промышленных предприятиях.

                Кроме того, приобретает некоторую завершенность выработка структурно-функциональных принципов и методических основ организации архивов в фирмах. Сегодня функционирование бизнес-архива на предприятии, как правило, складывается из следующих составляющих: помещения для архива, оборудования, методики организации хранения и принципов использования исторических документов архива. Применение той или иной архивной технологии зависит от финансовых возможностей предприятия, квалификации сотрудников, места и роли самого архивного подразделения в структуре фирмы.

                Решение о целесообразности хранения каждого документа принимается после обязательного выяснения: настолько ли он ценен, чтобы оправдать материальные затраты, связанные с его содержанием в архиве. Оставляются толь те исторические источники, которые отражают основные направления деятельности администрации, показывают эволюцию формирования структуры и функций предприятия.

                Бизнес-архив может быть организован по децентрализованной либо по централизованной системе отбора и сохранения источников, исходя из установленного на фирме порядка работ с документальными массивами. При централизованной системе исторические материалы предприятия распределяются в части хранения между архивами его наиболее крупных структурных подразделений, составляя в совокупности ретрофонд фирмы. Как правило, это архивы дирекции, бухгалтерии, отделов: финансово-экономического, по найму рабочих и служащих, маркетинговых исследований и рекламы, общего, научных лабораторий и некоторых других. Состав документов каждого из них представлен характерными для этих подразделений историческими источниками. Архив дирекции, например, содержит материалы, отражающие главные вопросы развития фирмы. Это, прежде всего, протоколы заседаний административного совета компании, итоговые обзорные отчеты, программы и планы, распоряжения,  внутренние циркуляры и инструкции. Архив бухгалтерии включает: балансы, счета, расчеты, бухгалтерские книги, дающие необходимую для изучения деятельности предприятия финансово-экономическую информацию Архив кадровой службы содержит все ретроспективные сведения о рабочих и служащих компании, материалы по рабочему законодательству, условиям и формам приема на работу, личные дела, указания по технике безопасности, документы по пенсионному законодательству, медицинскому страхованию служащих, нормативы по заработной плате и т.д. Архив маркетинговой службы включает материалы по коммерческому и техническому развитию фирмы, прогнозы, доклады о состоянии делового рынка и оценке конкурентоспособности предприятия. Архивы производственных и научных лабораторий обычно представлены отчетами о научных работах, лабораторных испытаниях, проектной, конструкторской и технологической документацией, каталогами выпускаемой продукции, патентными материалами.

                Централизованный бизнес-архив представляет собой специально выделенное структурное подразделение, которое концентрирует исторически значимые материалы всех вышеперечисленных отделов для их постоянного хранения и возможного использования. При создании такого архива необходима серьезная поддержка со стороны генеральной дирекции. Учреждение его обычно сопровождается утверждением инструкции, определяющей технологию обязательного комплектования, учета, использования и уничтожения создаваемых на фирме документов. Практически все крупные американские компании сегодня создают у себя централизованные бизнес-архивы, которые одновременно являются центрами организации исторических и историко-экономических исследований, как, например, Архивный центр Рокфеллера, созданный в 1974 г.

                Централизованные бизнес-архивы всегда подчиняются непосредственно директору предприятия. Передача документов происходит в строгом соответствии с правилами, действующими в фирме. При этом архивист должен работать в тесном контакте с руководителями и сотрудниками отделов-сдатчиков документов (источников комплектования), поскольку не может знать сроков начала и окончания дел,  их практической значимости.

                Многие фирмы имеют программы управления документацией, включающие списки категорий документов и сроки их передачи структурными подразделениями в архив предприятия в течение года. Передача дел может осуществляться один или два раза в год. Архивист,  принимая материалы, уже знает заранее (на основании списков-перечней дел), к какой категории дел относится тот или иной документ. На некоторых предприятиях для оценки документов создается специальная архивная комиссия, во главе которой стоит, как правило, один из заместителей президента компании.

                Для экономической истории несомненный интерес представляют управленческие материалы. Чтобы писать историю предприятия, необходимы сведения о происхождении, структуре и развитии первоначального капитала, регистрационные документы, разрешения на организацию фирмы, списки и картотеки акционеров, договора  и протоколы их собраний, акты на открытие филиалов и др. Эволюция предприятий детально отражается в протоколах заседаний советов генеральной администрации, итоговых отчетах о деятельности фирм за тот или иной промежуток времени. Несомненно большое источниковедческое значение для изучения истории фирмы имеют такие документы, как : доклады, бухгалтерские отчеты и статистические сводки. Именно в них следует искать принципиальные решения предприятий по изменению своей экономической политики, расширению производства, направлениям финансовой деятельности, движению капитала. Промышленные архивы как часть общего бизнес-архива представляют главным образом интерес для изучения истории прикладной науки, техники и производства.

                При систематизации материалов и формировании дел всегда учитывается принцип их происхождения. На практике это означает то, что документы, образующиеся в деятельности одного отдела, хранятся вместе. Название структурного подразделения используется обычно в качестве наименования серии и главного элемента описания дела на обложке. Описание документов производится также на карточках, располагаемых по сериям. На карточках указываются: название серии, объединяющей конкретные дела, сроки их начала и окончания, тип документов, количество листов, данные о поступлении документов, названия структурных подразделений – источников комплектования архива, краткое содержание сданных в архив документов, сведения о лицах, ответственных за их сдачу, поисковые характеристики (архивные и производственные номера, номера полок и т.д.).

                Несмотря на то, что бизнес-архивы являются собственностью предприятий, они могут быть интересны для «внешних» исследователей. По подсчетам специалистов, около 30\% всех архивных материалов фирмы имеют открытый доступ. Срок ограничения пользования материалами архива устанавливается в соответствии со сроком их образования. Как правило, гриф, запрещающий лицам, не являющимся сотрудниками данного предприятия, знакомиться с документами, снимается через 20 лет с момента их создания. Исключение составляют материалы совета директоров и исполнительных комитетов предприятия (50-летний срок), а также документы, которые носят конфиденциальный характер и затрагивают персональные интересы заказчика, покупателей или самой фирмы (75 – 100 лет). Однако никакие установленные правила, определяющие доступ к документам частной компании, не могут заставить ее пойти на придание своему бизнес-архиву статуса публичного, и получить разрешение для работы в нем удается далеко не каждому. В случае, если такое разрешение дано, будущему пользователю архива необходимо заполнить достаточно подробную форму запроса.

                В заключение обратимся к вопросу подготовки бизнес-архивистов в США. Как уже говорилось, с конца 40-х годов американские университеты ежегодно объявляют набор на специализации в области бизнес-архивов, организованные в рамках программ отделений экономической истории. Учащимся специализаций преподается комплекс дисциплин, связанных с изучением происхождения документов (возникновение и развитие средств письменной истории человечества, новых современных средств коммуникации и носителей информации); истории формирования различных систем хранения документов в организациях и на предприятиях; происхождения личных архивов и коллекций; развития архивных технологий, различных систем консервации документов. Кроме того, будущие специалисты проходят профильные и дополняющие архивное образование курсы по базовым функциям архивов (порядок комплектования архивов, системы учета и описание документов в архивах, организация использования документов и типы научно-справочного аппарата, методы публикации архивных документов); управленческим функциям предприятий (планирование работ компании, теория и практика менеджмента, источники развития фирмы).

                Следует также отметить, что в США уделяется большое внимание и оказывается серьезная финансовая поддержка исследователям истории предпринимательства. Ежегодно Гарвардская бизнес-школа и общество организуют специальные программы, в ходе выполнения которых участникам дается возможность не только поработать с уникальными архивными материалами, хранящимися в фирмах, но и участвовать в лекционных и семинарских занятиях по архивному делу.

                Американские бизнес-архивы являются неотъемлемой частью национального достояния государства, составляющей его исторического документального наследия. В них в полном объеме содержится информация, отражающая различные системы управления частными предприятиями, соответствующие динамике развития делового капиталистического рынка, эволюцию и совершенствование производства и его модернизацию.